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Articolo tratto dal volume
"Competitività aziendale, personale,
organizzativa:
strumenti di sviluppo e creazione del valore". Autore Daniele Trevisani.
Copyright Studio Trevisani; Copyright: Franco Angeli Editore,
Milano.
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Il Macro-Time
Management
La gestione del tempo rappresenta uno strumento chiave
dello sviluppo competitivo. Il budget temporale deve essere adeguatamente
diviso e bilanciato nei tre macro-tempi aziendali identificati nel metodo ALM:
-
tempi produttivi (il tempo lavorativo direttamente dedicato al
raggiungimento della mission, il “lavoro” in senso stretto);
-
tempi organizzativi (per aumentare l’efficienza occorre organizzarsi,
praticare time-management, scheduling e project management);
-
tempi formativi (per rendere occorre essere preparati, competenti).
Questo implica inoltre evitare la dispersione in qualsiasi
altra attività non centrale. Molte organizzazioni sono poco produttive perché i
tempi dedicati dalle persone ad altre attività (telefonare ad amici, fidanzati
e fidanzate, mogli e mariti, figli, giocare su Internet, svolgere lavori
esterni, litigare, ecc...) assorbono il tempo alle tre attività centrali -
produzione, crescita personale e organizzazione. Per dispersione non intendiamo
il normale e fisiologico bisogno di staccare, prendere un caffè o fare una
telefonata, ma la sistematica appropriazione dei tempi aziendali da parte di
altre attività. Questo fenomeno è stato ripetutamente osservato in molte organizzazioni
pubbliche, ma anche private, in cui manchi una direzione per obiettivi e la
responsabilizzazione, o non esistano ripercussioni o sanzioni per questi
comportamenti.
L'approccio ideale al time management deve invece produrre
una concentrazione massima sulle tre attività funzionali alla competitività: la
produzione (il lavoro in sé), l'organizzazione (gestione degli
archivi, classificazione delle informazioni, calendarizzazione di eventi,
pianificazione Gantt dei progetti, incontri organizzativi) e la propria crescita (formazione, corsi, studio di
nuove materie, discipline, programmi) entrando in "apprendimento
costante" (lifelong learning).
Situazioni aziendali ottimali e patologiche
Evidenziamo tre stati di distribuzione temporale:
-
Stato A: alta concentrazione
sulla produzione: situazione di "ingolfamento" - non può essere la
normalità ma si utilizza per casi eccezionali. È composta da un 95% di
produzione e da un minimo 5% per il planning (no planning = caos).
-
Stato B: massima produttività
per il medio e lungo periodo. È composta da un 90% di produzione, 5% di
planning e 5% di formazione.
-
Stato C: massimo sviluppo
manageriale. Impiega il 50% del tempo in produzione, il 25% in planning e il
25% in formazione. Si utilizza in momenti di cambiamento organizzativo, o di
costruzione di progetti impegnativi, per i quali si vuole essere fortemente
preparati.
Qualunque sia lo stato adottato, ciò che conta veramente è
non trovarsi in una delle due modalità negative che seguono.
-
Lo stato "X": 100%
produzione, 0 organizzazione e 0 crescita. Questa condizione pone le basi per
il tracollo dell'azienda e della persona. Rappresenta l'equivalente
dell'utilizzo di un motore in fuorigiri, da parte di un guidatore bendato
(mancanza di organizzazione e di visione di ciò che si sta facendo, utilizzo di
risorse senza direzione).
-
Lo stato "Y":
10-20% di produzione (o comunque il minimo possibile), il resto dedicato alle
chiacchiere, o a lavori esterni, a giocare o in attività inutili, 0%
organizzazione e 0% crescita. L'azienda in cui una buona quota di dipendenti
adotti questo approccio, sta per fallire. L’ente in cui predomini questo
status, non sarà efficiente e costringerà gli utenti a subire grandi
disservizi.
In generale, quindi, in termini di time management vale il seguente principio:
Principio 1
- Macro-time management
-
La competitività dipende
dalla quantità di tempo proporzionale dedicato alle attività lavorative (tempo
lavorativo su tempo dedicato ad altro) ponderata per la capacità di ottimizzare
l'impiego del tempo lavorativo.
-
I macro tempi lavorativi
devono dividersi in tempi produttivi, tempi organizzativi e tempi formativi, in
maniera bilanciata, in funzione della condizione specifica aziendale.
L'abbandono di uno qualsiasi dei tre macro-tempi riduce la produttività totale
della persona e dell'organizzazione.
Fonte: Daniele Trevisani
"Competitività Aziendale, Personale, Organizzativa: Strumenti di
sviluppo e creazione del valore". Franco Angeli editore. © Copyright.
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